El versionado de objetos es una herramienta fundamental en el control de cambios de la información asociada a objetos de metadatos específicos. Permite el seguimiento histórico de modificaciones y facilita la revisión, comparación y restauración de versiones anteriores.
A lo largo de las secciones de este manual, se explicará detenidamente el proceso de habilitación, configuración y aplicación del versionado de objetos. Además, utilizaremos ejemplos ilustrados para que comprenda de manera práctica cómo esta funcionalidad puede optimizar la gestión de datos y aumentar la eficiencia operativa en su organización.
¿Qué es el versionamiento de objetos?
Definición
También conocido como control de versiones o gestión de versiones, es un proceso que permite realizar seguimiento a los cambios a los que han sido sometidos los objetos de metadatos desde su creación, tales como catálogos y documentos. Su propósito principal consiste en mantener un registro histórico de los cambios realizados a un mismo objeto permitiendo su revisión, reversión o comparación.
Características
Entre las principales características de esta poderosa funcionalidad destacan las siguientes:
- Seguimiento de versiones: Permite mantener un registro de cada cambio realizado a un objeto, incluyendo el usuario que lo realizó, cuándo fue ejecutado y las modificaciones específicas que se implementaron. Esta información será de gran valor en procesos de auditoría, de rendición de cuentas y para brindar un mayor entendimiento en cuanto a la evolución del objeto en el tiempo.
- Historial de revisiones: Provee un historial o línea de tiempo de las revisiones a las que ha sido sometido un objeto. Los usuarios habilitados estarán en capacidad de acceder a versiones anteriores y revisar los cambios realizados o restablecer versiones antiguas en caso de ser necesario.
- Colaboración: En entornos colaborativos el versionamiento permite que múltiples usuarios trabajen sobre el mismo objeto de manera simultánea y garantiza el seguimiento de los cambios realizados, fusionarlos o gestionarlos eficazmente.
- Reversión: Si se introduce un error o se realiza un cambio indeseado, el versionamiento permite a los usuarios restablecer versiones previas del objeto, conocidas y estables.
- Copias de seguridad y recuperación de desastres: Hace las veces de mecanismo de creación de copias de seguridad y recuperación de desastres. Incluso si se corrompe un objeto o este se ve gravemente comprometido, es posible recuperar versiones previas que no hayan sido afectadas.
Beneficios de implementar el versionamiento de objetos en ambientes 1C:enterprise
Como una plataforma altamente eficaz para el desarrollo de soluciones empresariales, el versionamiento de objetos en 1C:Enterprise ofrece múltiples ventajas en la gestión de datos y procesos de negocio, entre las cuales destacan:
- Gestión de Cambios Optimizada: El versionamiento de objetos simplifica la gestión de cambios al documentar y controlar de manera exhaustiva las modificaciones en los objetos. Esto es esencial para garantizar la integridad de los datos y facilita la resolución de problemas al proporcionar acceso a versiones anteriores y permitir la comparación eficaz de cambios.
- Mayor Eficiencia Operativa: La capacidad de acceder a versiones anteriores agiliza la resolución de problemas y mejora la eficiencia operativa al reducir el tiempo dedicado a identificar y corregir errores. Esto, a su vez, mejora la calidad y la consistencia de los procesos empresariales.
- Auditoría y Rendición de Cuentas Mejoradas: El seguimiento detallado de los cambios facilita la auditoría y la rendición de cuentas, lo que es esencial para garantizar la transparencia y el cumplimiento normativo en el entorno empresarial.
Estas ventajas combinadas hacen que el versionamiento de objetos sea una herramienta esencial para la gestión efectiva de datos y la resolución de problemas en 1C:Enterprise.
Política de retención de versiones
¿En qué consiste el establecimiento de una política de retención?
Una política de retención, en el contexto de la gestión de versiones y datos, es un conjunto de directrices y procedimientos establecidos por una organización para determinar cuánto tiempo se deben conservar diversos tipos de registros y datos antes de su eliminación segura o archivo a largo plazo. Esta política define los plazos y criterios para retener información, y puede variar según el tipo de registro, su valor, su relevancia y los requisitos legales y regulatorios aplicables.
¿Por qué es importante establecerla al interior de las organizaciones?
Establecer una política de retención de versiones adecuada es de gran importancia para el cumplimiento de los requerimientos y normativas del negocio por varias razones fundamentales:
- Cumplimiento legal y regulatorio: Muchos sectores tienen requisitos legales y regulaciones específicas que exigen la retención de registros y datos por períodos determinados. Al establecer una política de retención de versiones, la organización puede asegurarse de cumplir con estas obligaciones legales y evitar sanciones o multas por incumplimiento.
- Auditoría y trazabilidad: Las auditorías internas y externas son comunes en muchas organizaciones, especialmente en sectores altamente regulados como la producción alimentaria y farmacéutica o el sector financiero. Una política de retención de versiones proporciona la capacidad de rastrear y proporcionar de manera fácil y rápida registros y datos históricos para satisfacer las solicitudes de auditoría.
- Gestión de riesgos: La retención de versiones es esencial para gestionar riesgos. Al mantener un historial completo de las versiones anteriores de documentos, datos financieros y otros registros críticos, la organización está en capacidad de mitigar el riesgo de pérdida de datos, disputas legales y problemas de cumplimiento.
- Respaldo de datos críticos: En caso de fallos de hardware, ciberataques, desastres naturales u otros eventos que puedan afectar la integridad de los datos, tener versiones anteriores disponibles garantiza la capacidad de recuperar información crítica para el negocio y minimizar la interrupción de las operaciones.
- Evidencia legal: En situaciones legales, como disputas contractuales o litigios, los registros históricos son una forma valiosa de evidencia. Una política de retención adecuada puede ayudar a respaldar la posición de la organización en casos legales.
¿Cómo habilitar el versionamiento de objetos en 1C:Enterprise?
Paso a paso para habilitar esta funcionalidad en la solución 1C:Drive
Para habilitar y deshabilitar la funcionalidad de versionamiento de objetos, mejor conocida en 1C:Drive Edición Colombia como Historia de cambios, deberá seguir la siguiente ruta en la aplicación:
Almacenamiento y borrado de versiones: ¿Cuándo guardar las versiones de cada objeto y por cuanto tiempo?
Para configurar los parámetros de almacenamiento y borrado de versiones, acceda a la ventana de ajustes de almacenamiento a través de la siguiente ruta en la aplicación:
Una vez haya accedido a la ventana de ajustes, estará en capacidad de modificar para cada catálogo y documento, sus respectivos parámetros de almacenamiento: cuándo o bajo qué condiciones se guardarán las versiones y el periodo de almacenamiento de cada una.
Las versiones de catálogos podrán almacenarse al guardar el objeto, mientras que los documentos, dada su naturaleza, podrán guardarse también al ser validados. Por su parte, tanto catálogos como documentos podrán almacenarse (o nunca ser almacenados) por períodos semanales, mensuales, trimestrales, semestrales, anuales o de forma indefinida.
Borrado de versiones obsoletas de manera automática
Las versiones obsoletas de objetos son aquellas que han cumplido con su ciclo de vida asignado y de acuerdo con sus configuraciones de almacenamiento, no deben permanecer en el sistema. Para automatizar su proceso de eliminación, habilite en la parte inferior de la ventana de ajustes de almacenamiento la casilla “Borrar automáticamente las versiones obsoletas”, tal como se indica en la siguiente imagen.
Para realizar la programación detallada del Job (o proceso en segundo plano) que permita ejecutar tareas recurrentes de validación de las versiones de forma automática, ingrese al enlace “Configurar el horario” que se muestra en la imagen anterior y configure los parámetros en cada una de las pestañas según la periodicidad requerida:
General
Especifique las fechas de inicio y fin del Job y su patrón de repetición.
Diario
Especifique la hora de inicio, fin y de finalización del Job después de la cual no es necesario ejecutarlo; intervalo de repetición, duración de la pausa entre repeticiones y duración de la ejecución. Las condiciones podrán ser combinadas según la necesidad de los usuarios.
Semanal
Especifique la programación del Job para una semana seleccionando los días en los que debe ejecutarse. Si es necesario ejecutarlo repetidamente, indique el intervalo de repetición en semanas. Por ejemplo, si una tarea se ejecuta una vez cada dos semanas, el valor de repetición es 2.
Mensual
Seleccione los meses en los que debe ejecutarse el Job. De ser necesario, defina un día específico de la semana o del mes para la ejecución. Puede definirlo como un valor desde el principio o el final de la semana o del mes.
Seleccion de objetos sujetos de versionamiento: ¿Cómo seleccionar los indicados?
Una selección adecuada de los catálogos y documentos que requieren versionamiento debe partir principalmente de las necesidades y objetivos específicos de la organización. Esta podrá considerar entre otros aspectos, los siguientes:
- Datos críticos o sensibles: Identifique los datos y objetos que son críticos para las operaciones del negocio o que contienen información sensible. Esto puede incluir registros financieros, datos de clientes, inventario clave y cualquier otra información vital.
- Objetos sujetos a cambios frecuentes: Los objetos que experimentan cambios con regularidad son buenos candidatos para el versionamiento. Esto podría incluir documentos en constante edición, registros de transacciones, informes periódicos, etc.
- Objetos personalizables: Si la organización personaliza o configura objetos en la plataforma 1C:Enterprise, como informes personalizados, flujos de trabajo, formularios o interfaces, será importante versionarlos para rastrear y administrar dichas personalizaciones.
- Registros de auditoría y seguridad: Para mantener la integridad y la seguridad de los datos, es fundamental versionar los registros de auditoría y seguridad, que rastrean quién accede y modifica los datos sensibles.
No todos los objetos en el sistema deben estar sujetos a versionamiento. La elección dependerá de su grado de importancia para el negocio y de los objetivos de gestión de cambios, auditoría y recuperación de datos. Además, será prioritario establecer políticas y procedimientos claros para el versionamiento, incluyendo quién tiene permiso para realizar cambios y definir cómo se gestionarán las versiones anteriores.
Características clave del control de versiones de objetos en 1C:Enterprise
¿Qué sucede en el sistema cuando se habilita el control de versiones de objetos?
Una vez configurados los parámetros de almacenamiento para cada objeto, se podrá acceder a las versiones previas ingresando a cada ítem de catálogo o formulario de documento, desplegando el menú contenido en el botón “Más acciones” y seleccionando la opción “Cambiar historia”.
Gestión de versiones previas
Al ejecutar los pasos anteriormente descritos habrá accedido a la ventana de Historia de cambios. En ella encontrará el listado de todas las versiones previas disponibles del objeto seleccionado, que representan cada una de las veces que este fue modificado y posteriormente guardado o validado para el caso de los documentos.
Cuando se cuenta con una larga lista de versiones de un mismo objeto, puede ser útil recurrir al filtro de cambios disponible en la parte superior de la ventana. Este le permitirá acotar su búsqueda seleccionando aquellos atributos del objeto cuyos cambios desea revisar.
Visualización de versiones: ¿Cómo ver diferentes versiones de un objeto?
Para revisar los atributos de una versión específica haga doble clic sobre esta o márquela y presione el botón “Abrir la versión”. Se generará automáticamente un informe donde encontrará la descripción de cada uno de los atributos que integran o integraron el objeto analizado, junto con su nombre, número de revisión, fecha y hora de modificación y el usuario responsable.
Comparación de versiones: ¿Cómo comparar diferentes versiones de un objeto?
Para obtener un informe comparativo entre dos o más versiones, mantenga presionada la tecla Control y seleccione cada una de las que desea analizar.
A continuación, se generará una tabla cuyas columnas corresponderán a los atributos de cada una de las versiones analizadas. Las celdas aparecerán resaltadas en color azul, verde o rojo cuando los atributos hayan sido sometidos a algún cambio (adición, cambio o eliminación). El significado de cada color se encontrará descrito al final de cada informe, tal como se muestra en la siguiente figura.
Restablecimiento de versiones anteriores: ¿Cómo restaurar un objeto a un estado anterior?
Para restaurar una versión del objeto que no se encuentra vigente, selecciónela entre el listado disponible y presione el botón “Migrar a la versión”. De esta manera quedarán restablecidos todos los atributos conforme a la versión deseada.
Búsqueda avanzada de historial de cambios de objetos
Para hacer uso de la herramienta de búsqueda avanzada de historial de cambio acceda al menú de Servicios y ajustes y posteriormente a Funciones para el técnico.
A continuación despliegue la lista correspondiente a Estándares y seleccione Historia de cambio de datos. En la herramienta de búsqueda dispondrá de gran cantidad de funciones que le permitirán filtrar grandes cantidades de información de manera eficiente y eficaz.
Haga clic en el el botón Selección e ingrese los datos solicitados (si cuenta con estos) en cada uno de los campos para acotar su búsqueda. No obstante, el único campo obligatorio es el del tipo de metadato. Cuanta más información suministre, más rápido y efectivo resultará el procesamiento de información.
También podrá indicar la cantidad de elementos que desea visualizar por historial de cambios y hacer uso de los comandos de abrir, comparar y re establecer versiones haciendo uso de los botones ubicados en la barra superior.
Conclusión
El versionamiento de objetos en 1C:Enterprise, también conocido como “Data History” es una herramienta esencial para el control de cambios en objetos específicos. Permite un seguimiento detallado de las modificaciones, facilitando auditorías, colaboración, reversión y garantizando la integridad de los datos.
La implementación de esta funcionalidad en 1C:Enterprise ofrece ventajas significativas en áreas como pruebas y desarrollo, gestión de cambios, análisis histórico, informes reglamentarios y mejora de procesos. Además, la política de retención de versiones es crucial para cumplir con requisitos legales, gestionar riesgos y respaldar datos críticos.
El versionamiento de objetos en 1C:Enterprise optimiza la gestión de datos y procesos de negocio, asegurando la trazabilidad, cumplimiento y eficiencia operativa en las organizaciones. Su habilitación y configuración adecuada son fundamentales para aprovechar al máximo sus beneficios.